離職員工的保密責任
「山中傳奇」是一家貿易公司，因能掌握關鍵客戶，所以在高科技產業的市占率很高。但該公司最近發現業績嚴重衰退，經公司內部調查發現，原來是去年底由於業務人員的離職，致使隔年客戶流失很多；再經派員訪查，發現那些流失的客戶，都轉移到去年離職那位業務員所任職的公司。
小潘看到這則報導後，心想這個現象顯然是那位離職員工把客戶資料攜出，進而讓這些客戶到自己新任職的公司。然而，員工離職是企業常態，要如何確保員工的流動，不會造成公司機密資料的外洩呢？
趁著下午茶的約會，小潘把這個問題提出來，司馬特老師喝口咖啡，把問題分成２個部分來說明。員工離職把機密資料帶走，是不容易防範的；但是，企業不能因為不易防範而不作為，任由洩密事件造成公司的危機。業務員在離職時所攜出的客戶資料，可分為自然人的資料及法人的資料，自然人的資料洩漏，除涉及個人資料保護的問題外，由於這是公司營運上的資訊，不是一般人可輕易獲得，因此，也有侵害營業秘密的問題；法人的資料遭洩漏，則是侵害營業秘密的行為，該行為在營業秘密法修法後，已有刑責，不可不慎！
自然人的資料外洩涉及個人資料保護的問題，容易理解，但自然人的資料也是營業秘密，小潘就感到迷惑了。司馬特老師接著從法律面加以說明，指出營業秘密所保護的標的，係指方法、技術、製程、配方、程式、設計，或其他可用於生產、銷售或經營之資訊；客戶的個人資料，顯然屬於可用於銷售或經營之資訊，如果這個資訊符合：非一般涉及該類資訊之人所知、因其秘密性而具有實際或潛在之經濟價值，以及已採取合理之保密措施等要件，就成了營業秘密法所保護的對象。
小潘聽完後恍然大悟，但他又想到：如果客戶的資料，是該業務員所開發來的，這個資料業務員為何不能帶走到新公司運用？司馬特老師喝口咖啡，問了個問題：公司業務員的工作是什麼？小潘心想老師問這問題實在太簡單了，業務員的工作當然是找到客戶、銷售產品。
司馬特老師聽了點點頭，開發客戶、銷售產品所得到的資訊，顯然是可用於銷售的資訊，即係營業秘密保護的標的，而受僱人於職務上研究或開發之營業秘密，依營業秘密法規定，是歸僱用人所有；因此，業務人員開發來的客戶資料，當然是公司的財產。
小潘聽完司馬特老師的分析，對於銷售資料洩漏的問題，已有初步認識。接著又問老師，企業有什麼方法可以防止這類機密資料的外洩？司馬特老師把問題分成３個部分繼續說明。
第一、在人員到職時，人力資源部門應該跟員工簽訂一份保密合約，合約中除了明確定義公司的營業秘密範圍外，也要把保密責任與違約罰則條列在合約中，要求員工除在任職期間要遵守外，離職後亦需負擔保密責任。
第二、企業的管理部門，應該要對機密資料的產生、保管、借閱等，訂定相關作業規定，並定期清點，以免遺失。對於屬於營業秘密的資料，除了要律定標示符號，要求保管人員確實標示外，保管的地方也要特別規劃，有一定的門禁管制措施，以防閒雜人等接觸。另外，現今企業許多機密資料都是數位資訊，自然不能忽略數位資訊安全，所以企業的資訊部門在規劃網路安全時，除要防止外部駭客入侵外，也要管制內部人員的使用，避免機密資料經由內部管道外洩。
第三、離職面談一向被大家忽視，卻是資訊安全重要的防線。當人員離職時，人力資源部門一定要做好離職面談，除了要求離職員工遵守到職時所簽訂的保密合約外，也要提醒不得把本公司的客戶資料運用到新公司。如有可能，最好列出客戶清單，以免對簿公堂時各說各話。
小潘聽完司馬特老師一席話，發現不只資訊安全涉及的層面廣泛，連客戶資料都是企業的營業秘密。離職員工的洩密不是不能防止，只要妥善利用法律規範搭配管理措施，即能防患於未然！
轉錄自清流月刊102年3月號作者魯明德