資訊快速傳播與保密的兩難
壹、案情概述：
由於網際網路的普及發展，資訊的傳遞愈來愈方便，愈來愈快速，而且人們對於「快」的要求也愈來愈高，到底什麼才是「快」？回想以前在五○、六○年代中，那時候只有郵局可以寄送信件，從臺北寄一封信到高雄，限時專送當天能到甚至於第二天能送到，就算是很快的了。
在七○年代中，快遞業的興起，加上地下郵局的競爭、交通的便捷，郵局也不得不提出快捷郵件，以滿足消費者對時間的要求。八○年代以後，隨著美國開放了網際網路的商業使用之後，各項網際網路的商業應用不斷的被開發出來，最早也是最普遍的使用就是電子郵件，這時，從臺北寄到高雄的信件，所需的時間已經從數小時變成幾秒鐘。
到了十倍速的九○年代，對於訊息的傳遞要求要能夠達到即時，消費者的要求在Yahoo的即時通軟體、微軟的MSN軟體開發之後，已能滿足消費者使用的需求。使用該類即時通訊的軟體不但可以即時溝通，也可以立即的傳送檔案，它把資訊傳遞的時間，從幾秒鐘再縮短成瞬間。
網際網路的發展對人類最大的貢獻，就是消除了存在已久的資訊不對稱，任何人都可以透過網際網路找到想要找的資訊，從另外一個角度而言，是不是很多不該讓無關人員知道的資訊，也會經由這個管道流露出去，如果這個訊息外露的管道未加管制，將會對組織造成相當大的危害，但是，如果管制太嚴或者將管道堵起來，則又會成訊息的閉塞，其間的分寸如何拿捏，是管理者一個兩難的議題。
無獨有偶的，海峽兩岸雖然目的不同，但是卻同時對訊息的傳遞採取了類似的作為，根據新華社的報導，在6月30日之前，未向中共信息產業部TCP/IP地址信息備案管理系統，辦理備案手續的網站，將會被依法暫時關閉，到7月10日仍未補辦報備手續，則會被永久關閉。此舉表面上是為了打擊色情、暴力及迷信等有害資訊的傳播，實際上是藉由註冊登記制度，封殺任何可能違反其法律、意識型態、政治立場的網站。
據報導，有機關以確保通訊安全、防止病毒、駭客透過MSN入侵為由，禁止同仁在MSN上做「非公務使用或線上聊天」，並定期公布使用MSN的人員名單。另一機關亦以有病毒透過MSN散布為由，禁止員工在上班時間使用MSN。這二則新聞看似無關，實際上卻顯示了主事者對資訊科技發展的認知不足，與決策的不夠週延。
當大家都把問題的焦點放在上班聊天、言論自由…上面時，難道即時通訊軟體一無是處嗎？為何六、七年級生把它當做是日常生活中不可或缺的必須品？
從工作效率而言，MSN即時溝通的功能，可以讓人很快的與業務相關人員進行協調，不會因為打電話找不到人，而延誤公事。有問題也很容易求救、尋求支援，甚至於可以在下班後或出差在外地都可以輕易的找到人，對於團隊工作者是很容易的進行工作。
即時通訊軟體有這麼多好處，但是，相對的，對於公司的機密資料的管制就會出現漏洞，企業對資訊安全的要求愈來愈高，各項管制措施也不斷的精進，以往所採取的保密作為，除了在網路上架設防火牆外，在硬體上的管制措施包括電腦不裝軟式磁碟機、燒錄器、萬用串列匯流排（Universal Serial Bus，USB）…等週邊設備，以免員工私自下載資料，使得資料外傳的唯一途徑是經由電子郵件，在軟體上則是於郵件伺服器（Mail Server）中記錄其傳送的資料，以供事後的追查，其目的都是在防止洩密事件的發生。
然而，利用即時通訊軟體傳送訊息或檔案，一來不需要透過週邊設備的下載，因此，前述的方法─拆除相關週邊設備已無法防堵此類的危安事件，二來它不是以電子郵件的方式傳送，所以，不會經過郵件伺服器，也不會被記錄下來，從資訊安全的角度來看，即時通訊軟體的使用是另一個資訊安全的漏洞。
大禹治水成功在於他所採取的策略是疏通而不是防堵，同樣的，資訊安全的工作也不是採取了防堵措施就可以維安，防堵的策略反而會造成危安，因為上有政策、下就會有對策，通訊的需求不能被滿足，永遠都有發生事故的機率存在。
資訊科技不斷的進步，新產品、新技術不斷的創新推出，我們對資訊安全的思維也要能夠隨時的在變，因應諸如MSN之類的即時通訊軟體的出現，應該鼓勵員工使用，但是也要教育員工，使用即時通訊軟體的潛在危安因子，以避免發生洩密事件，同時，資訊軟硬體上也要跟的上潮流，應在對外的伺服上記錄員工的傳出的資料，以做為爾後追查的依據，並將各項記錄、管制措施告訴員工，使其了解公司的措施，而不敢隨便利用此管道傳送機密資料。對於公司重要的資料，比較好的管理方式，是另建一個內部網路（Intranet），使其與網際網路實體隔離，才能使洩密事件降至最低。
大家都希望能快速獲得所需的資訊，但是，又希望自己的秘密愈少人知道愈好，有辦法操縱資訊不對稱的人才會得到最後的勝利，因此，對管理者而言，資訊的傳播與保密是一個兩難的決定，唯有懂得能隨著技術潮流改變管理模式、求新求變的企業，才能永續經營，一成不變、以不變應萬變的企業，終將走入歷史。
轉錄自清流月刊94年8月號作者魯明德